Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR)

Platforma pontaj.eu prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal (nume, CNP, ore de lucru, prezență, precum și informații tehnice ale dispozitivului de acces) în scopul întocmirii pontajelor și condicilor de prezență și al facilitării respectării obligațiilor legale privind evidența timpului de muncă.

Temeiul prelucrării este executarea contractului individual de muncă sau a unui raport juridic echivalent și îndeplinirea obligațiilor legale ale angajatorului privind evidența timpului de lucru (art. 6 alin. (1) lit. b) si c) din Regulamentul (UE) 2016/679) și a dreptului pozitiv național (legea 53/2003 privind Codul muncii). Utilizarea platformei nu este impusă de legiuitor, iar furnizorul acestor servicii (pontaj.eu furnizat de GlobalEX Software SRL, CUI 25202471) nu impune și nu constrânge la utilizarea platformei în vreun fel, decizia fiind a companiilor cărora aceasta le oferă astfel de servicii, iar motivele care conturează decizia acestora privesc posibilitatea îndeplinirii acestor obligații în situația volumelor mari de înregistrări necesare, posibilitatea economică de susținere a unui astfel de serviciu și înregistrarea corectă a acestor operațiuni. Utilizarea platformei pontaj.eu nu este posibilă în lipsa acordului GDPR, funcționalitățile acesteia fiind dependente de colectarea acestor date însă o parte din servicii sunt opționale. Prezentul înscris le va descrie în detaliu.

Geolocație (opțional): dacă angajatorul dumneavoastră activează funcția de verificare a prezenței fizice în arealul geografic imediat al locului de muncă, aplicația înregistrează poziția dumneavoastră GPS, exactă; înregistrarea se face în momentul pontării, astfel că pontaj.eu nu vă urmărește continuu sau conform unui calendar, nu vă stabilește trasee de deplasare, nu vă localizează la cerere, ci doar în momentul pontării, pentru a confirma prezența în perimetrul stabilit. În funcție de device-ul dumneavoastră și în vederea accelerării procesului de pontaj, aplicația pregătește funcțiile GPS din chiar momentul în care accesați meniul de pontaj (fără a vă cere permisiunea în acel moment și fără a colecta coordonate), colectarea efectivă a poziției având loc doar la apăsarea butonului de pontare.
La pontare, terminalul dumneavoastră calculează mai întâi local distanța față de perimetru, tocmai pentru a vă putea avertiza instantaneu; ulterior, coordonatele sunt transmise către serverul pontaj.eu exclusiv pentru validarea prezenței și pentru prevenirea fraudei (validarea nu se poate întemeia doar pe calculul de pe telefon). Validarea se realizează instantaneu, iar tratamentul coordonatelor depinde de rezultat: în situația în care pontarea se face din interiorul perimetrului stabilit, coordonatele dumneavoastră GPS sunt folosite exclusiv pentru această validare și NU sunt stocate, fiind șterse imediat după validare, astfel încât nu ajung să fie păstrate pe serverul pontaj.eu. În situația în care încercați să vă pontați din afara locului de muncă: a) dacă angajatorul dumneavoastră nu permite pontarea din afara locului de muncă, pontajul nu se realizează, iar coordonatele nu sunt stocate; b) dacă angajatorul permite pontarea și din afara locului de muncă, dar folosește funcția de localizare, pontajul se va realiza, iar incidentul, împreună cu coordonatele aferente, va fi transmis către conducere; în acest din urmă caz, coordonatele sunt păstrate maximum 21 de zile, indiferent de a fi fost sau nu citite în prealabil, după care se șterg automat.
Cum știți că este folosită această funcție: dacă angajatorul activează această funcție pentru locul de muncă la care dumneavoastră sunteți asociat (în sensul de a desfășura activitatea și nu în sens patrimonial), veți vedea o mențiune în acest sens în profilul dumneavoastră (mențiunea apare permanent), iar terminalul mobil vă va cere drepturi pentru localizare; această funcție este opțională în raport cu posibilitatea platformei pontaj.eu de a funcționa, iar accesarea ei este apanajul angajatorului; operatorul datelor este angajatorul dumneavoastră; datele sunt stocate în condiții de securitate și nu sunt transmise terților fără o obligație legală (dispoziția operatorului nu obligă pontaj.eu la transmiterea acestora). Motivul acestei prelucrări este asigurarea respectării dreptului pozitiv prin verificarea înregistrării juste și eliminarea riscului de fals.

Conex aplicației desktop - Windows (nu rulează în browserul internet și nici pe telefonul dumneavoastră ci pe un calculator / laptop) Date biometrice (amprentă și/sau recunoaștere facială) - modalitate stabilită de operator, cu alternativă neinvazivă. Modul în care se realizează pontarea la un anumit loc de muncă - prin amprentă, prin recunoaștere facială ori prin card de proximitate (RFID) - alegerea mecanismului naște din manifestarea opțiunii conducerii angajatorului (operatorul datelor), care îl configurează la nivel de terminal în funcție de propriile nevoi organizatorice, dumneavoastră urmând a vă conforma modalității active la locul de muncă la care sunteți asociat (în sensul desfășurării activității, iar nu într-un sens patrimonial); în situația în care modalitatea configurată de angajator implică prelucrarea unor date cu caracter biometric, se aplică următoarele, coroborat și fără a fi necesară o acțiune suplimentară din partea dumneavoastră.
Reprezentarea biometrică - înțeleasă ca un model matematic derivat („template"), iar nicidecum ca o imagine, o fotografie, un scan sau amprenta ori chipul ca atare - se generează și se reține exclusiv la nivel local, pe terminalul aferent locului de muncă, într-o bază de date parolată, valorile fiind, la rândul lor, criptate în momentul consemnării, astfel încât nici accesul direct, neautorizat, la fișierele bazei nu ar permite lecturarea acestora; pe cale de consecință, aceste date nu părăsesc în nicio împrejurare terminalul și nu sunt, nu au fost și nu urmează a fi externalizate către serverul pontaj.eu.
Operațiunea de identificare (respectiv de potrivire între tiparul prezentat la momentul pontării și tiparele consemnate anterior) se desfășoară integral și neîntrerupt pe terminal, acesta fiind singurul care efectuează comparația și determină identitatea, tocmai spre a se evita orice transfer de date biometrice; ceea ce se comunică, ulterior, serverului pontaj.eu se rezumă la elementele strict necesare consemnării prezenței - respectiv angajatul asociat, momentul temporal și locul de muncă -, fără a se transmite vreodată amprenta ori fața, iar corelarea dintre o persoană și datele sale biometrice se stabilește și rămâne, în integralitatea sa, la nivel local. În plus, identificatorii tehnici utilizați intern sunt generați în mod aleatoriu și nu se compun din, nu încorporează și nu derivă, în tot ori în parte, din vreun element al amprentei sau al feței, astfel încât, din niciuna dintre informațiile care ajung pe server, datele biometrice nu pot fi recompuse, reconstituite ori deduse, iar serverul pontaj.eu nu deține și nu poate obține, pe această cale, reprezentarea aspectului dumneavoastră fizic.
Acolo unde angajatorul nu recurge la modalitatea biometrică ori dispune altfel, rămâne disponibilă pontarea prin card RFID, care nu presupune prelucrarea amprentei sau a feței. Datele biometrice sunt păstrate local exclusiv pe durata în care rămâneți înrolat pentru pontaj pe terminalul respectiv, fiind eliminate la dezasocierea ori înlăturarea dumneavoastră sau la ștergerea înregistrării biometrice; operatorul datelor este angajatorul dumneavoastră, datele fiind stocate în condiții de securitate și nefiind comunicate terților în absența unei obligații legale (o eventuală dispoziție a operatorului neputând obliga pontaj.eu la transmiterea acestora).
Aplicația desktop funcționează cu oricare dintre cele 3 metode anterior enumerate, dar cu una singură simultan, astfel că nu vor putea fi angajați care utilizeaza rfid/face id/amprenta simultan cu angajați care utilizează o altă metodă. Platforma pontaj.eu poate fi folosită și în alte metode, iar funcționalitatea acesteia nu este condiționată de utilizarea acestei metode.
Motivul acestei prelucrări este asigurarea respectării dreptului pozitiv prin verificarea înregistrării juste și eliminarea riscului de fals.
Aplicația desktop este semnată cu certificat de securitate valabil, emis de Microsoft prin serviciul Microsoft Azure.

Operator și date de contact
Operatorul datelor este angajatorul dumneavoastră. Responsabilul cu protecția datelor (DPO), unde este desemnat, vă va fi comunicat de către angajatorul dumneavoastră. Împuternicitul care furnizează platforma este GlobalEX Software SRL (CUI 25202471), care prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului, conform art. 28 GDPR.

Categorii de date tehnice ale dispozitivului
Pentru funcționarea, securitatea și livrarea notificărilor, aplicația prelucrează: identificatorul dispozitivului, modelul și versiunea sistemului de operare, versiunea aplicației, adresa IP la conectare și un token de notificare push. Aplicația detectează și semnalează încercările de falsificare a locației (GPS fals), pentru prevenirea fraudei la pontare.

Notificări push (Firebase / Google)
Pentru livrarea notificărilor (remindere, cereri, sarcini), aplicația folosește serviciul Firebase Cloud Messaging al Google. Tokenul dispozitivului este transmis către Google, în calitate de împuternicit, ceea ce poate implica un transfer în afara SEE, efectuat cu garanțiile adecvate (clauze contractuale standard / cadrul de confidențialitate aplicabil).

Destinatari
Datele pot fi accesate de: împuternicitul platformei (GlobalEX Software SRL) și subîmputerniciții săi tehnici (furnizor de găzduire/infrastructură, furnizorul de notificări push); autoritățile publice (ex. Inspecția Muncii, ANAF, instanțe) doar în temeiul unei obligații legale. Datele nu sunt vândute și nu sunt transmise altor terți. Împuterniciții GlobalEX Software SRL nu accesează platforma în sensul urmăririi unui subiect ci strict în cheia asigurării funcționalității și / sau a îmbunătățirii platformei.

Transfer internațional / găzduire
Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană. Backupu-rile live ale datelor se realizează tot în interiorul UE. Singurul transfer potențial în afara SEE este cel legat de serviciul de notificări push (Google), efectuat cu garanții adecvate și al păstrării unor copii de rezervă, dar furnizorii acestor servicii sunt mereu furnizori care se bucură de o bună reputație precum, dar fără a se limita la Microsoft, Apple, Google, Amazon, Synology.

Retenția datelor principale
Datele din pontaje și condici (nume, CNP, ore, prezență) se păstrează pe durata raportului de muncă și ulterior pe perioada impusă de obligațiile legale de arhivare [ex. conform Legii 53/2003 și Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996]. Coordonatele GPS: maximum 21 de zile (mai sus). Prin excepție, GlobalEX Software poate să nu păstreze datele anterior încetării relațiilor contractuale sau în situația depășirii termenelor de plată cu o lună de la data emiterii facturii.

CNP / NIF (identificator național)
Codul numeric personal se prelucrează în temeiul obligațiilor legale ale angajatorului, cu respectarea garanțiilor suplimentare prevăzute de Legea nr. 190/2018.

Decizii automate
Blocarea pontării în afara perimetrului este un control tehnic; nu se iau decizii automate cu efecte juridice asupra dumneavoastră în sensul art. 22 GDPR.

Biometrie (dacă e cazul)
Datele biometrice sunt date cu caracter special (art. 9) și se prelucrează doar în baza consimțământului explicit, cu o alternativă de pontare non-biometrică disponibilă (existente momentan: pontaj în web / pontaj în aplicații dedicate mobile).

Despre aplicații
Aplicația mobilă poate păstra local, pe dispozitiv (în memoria aplicației) datele necesare funcționării offline; acestea se șterg la la dezinstalare.
Aplicația desktop poate păstra local, pe dispozitiv (în memoria aplicației), identificatorii biometrici. Aceștia pot fi șterși de dumneavoastră din meniul șterge (parola 1234 - nu este o parola de siguranță ci este adăugată strict pentru a vă da timp să realizați că sunteți în meniul de ștergere) și, în lipsa unei opțiuni contrare a administratorului (se setează dintr-un alt meniu, iar aici este necesară o parolă care nu este publică, rolul acesteia nefiind de asigurare a unui timp de introspecție), se vor șterge automat în momentul în care contractul individual de muncă al dumnnevoastră va fi setat ca încetat în platforma pontaj.eu

Retragerea consimțământului
Independent de alegerea administratorului în ce privește modalitatea de pontaj, utilizarea oricărei platforme a pontaj.eu este condiționată de exprimarea consimțâmântului dumneavostră (GDPR). Din rațiuni de simetrie juridică, toate aplicațiile se bucură de metode de retragere a consimțâmântului anterior exprimat. Aceste opțiuni vor fi grupate, ca regulă (fără ca GlobalEX Software să fie astfel obligat), în secțiunea contul meu pentru aplicațiile web și mobile și secțiunea documente pentru aplicația desktop. Dacă nu reușiți să accesați aceste metode, puteți să vă adresați angajatorului dumneavoastră urmând ca acesta să ne transmită cererile dumneavoastră sau puteți contacta GlobalEX Software (https://pontaj.eu/contact), iar noi, în termen de maximum 1 (una) lună vom contacta administratorul dumneavoastră.

Drepturile dumneavoastră (art. 15-22)
acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate, printr-o cerere scrisă adresată angajatorului. Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Versiune și modificări:
Prezenta informare este în vigoare din 01.08.2026. Modificările vor fi comunicate prin aplicație înainte de intrarea în vigoare.